Izvērstā meklēšana
LV.LV sākumlapa
     Par izdevēju Kontakti Grāmatas Arhīva sākumlapa
Iepriekšējais numurs
Visi raksti
    Aktuāli
    Biznesa kāpnes
    Likumu ABC
    Finanšu plūsma
    Inovācijas lietas
    Eiropas nauda
    Seko līdzi
    Jautājums. Atbilde
    Ziņas īsumā
    Biznesa vide
    Uzņēmuma vadība
    Praktiski padomi
    Nodokļi
    Reklāma
Ideju banka
Arhīvs
Žurnālā
Nr.21 (77) 2007. gada 23. maijs
            

Padomi vadītājam, kuram darba par daudz

 

Aleksis Daume, "Nordic Training International" apmācību vadītājs

 

08.JPG (11948 bytes)
Foto no "Nordic Training International" arhīva

Apņemšanās kaut ko mainīt, darīt labāk vai citādi ir apsveicama, bet skaidrs ir tas, ka darāmā tādējādi mazāk nekļūst - tieši otrādi. Tomēr, lai kaut ko sasniegtu, ne vienmēr ir svarīgi darīt vairāk, bet gan efektīvāk. Pētījumi rāda, ka Latvijā ir uzņēmumi, kuru vadītāji 97% sava laika tērē uzdevumu izpildīšanai, nevis vadīšanai. Tam pamatā ir ļoti dažādi iemesli. Un tādēļ ir vērts pievērst uzmanību vienai no nozīmīgākajām vadītāja funkcijām - deleģēšanai.

Kas ir deleģēšana?

Deleģēšana nozīmē uzdot darbiniekiem izpildīt uzdevumus, pilnvarot viņus veikt šos uzdevumus, uzticēt tos. Deleģēšana ir līdzeklis, kā panākt, lai uzdevumi tiktu izpildīti laikā, paredzētajā apjomā un kvalitātē, efektīvi un ar vislabāko iespējamo resursu izlietojumu.

09.JPG (7808 bytes)

Deleģēšana lielākoties attiecināma uz darbiem un darbu veidiem, kas regulāri atkārtojas, kā arī lieliem nozīmīgiem vienreizējiem uzdevumiem, nevis uz maznozīmīgu darbu izpildi.

Deleģēšanas mērķi ir:

• efektīvi atrisināt uzdevumus;

• nodrošināt darbinieku spēju un jaudu efektīvu izmantošanu;

• izbrīvēt vadītājam laiku un iespējas uzņēmuma attīstībai veltītiem uzdevumiem un vadītāja tiešajiem pienākumiem pretstatā ražošanai un rutīnas darbu veikšanai;

• stimulēt darbiniekus un paaugstināt viņu kompetences līmeni;

• radīt efektīvu uzņēmuma iekšējo kultūru.

Deleģēšanas mērķos neietilpst:

• vadītāja atbrīvošana no garlaicīgu un nepatīkamu darbu veikšanas;

• darbinieku pārslogošana.

Kas tiek vai netiek deleģēts?

Darbi, kuri obligāti jādara vadītājam pašam un kurus nekādā gadījumā nedrīkst deleģēt:

• projekta misijas, galveno mērķu, stratēģijas izstrāde. Galveno projekta darbu plānošana, projekta budžeta apstiprināšana;

• projekta izpildītāju komandas pieņemšana un atlaišana. Komandas darbinieku atalgošana. Komandas darba kontrole. Komandas darbinieku motivēšana. Komandas darbinieku novērtēšana.

Darbi, kurus vajag darīt vadītājam:

• savu tiešo darbinieku apmācība darba specifikā. Budžeta sastādīšana. Jauna biznesa virziena stratēģijas detalizēta izstrāde;

• darbi, kas var tikt deleģēti situācijās, kad ļoti "spiež termiņi". Lieli kompleksi darbi, kurus vislabāk var izpildīt vadītājs, citiem darbiniekiem asistējot.

Darbi, kurus vadītājs var deleģēt:

• projekta detalizēta izstrāde. Uzņēmuma galveno klientu apkalpošana. Specifisku dokumentu sastādīšana;

• darbi, kurus vadītājs veic labāk savas lielākās pieredzes dēļ. Tos var paveikt arī citi cilvēki uzņēmumā, tas gan prasīs apmācību, vadību un uzraudzību. Īstermiņā vadītājs šos darbus varētu darīt pats daudz ātrāk un labāk, bet ilgtermiņā apmācībā un uzraudzībā ieguldītais laiks atmaksāsies.

Darbi, kurus vadītājam vajag deleģēt:

• rutīnas darbi. Ierindas klientu apkalpošana. Algu aprēķināšana un izmaksāšana. Dažkārt dokumentu parakstīšana;

• darbi, kurus ir nepieciešams izpildīt pat tad, kad vadītāja nav darbā;

• darbi, kas var tikt labi izpildīti bez vadītāja iejaukšanās.

• darbi, kuru izpildīšanai darbiniekiem ir nepieciešamā kompetence (ar nosacījumu, ja viņiem tiek dota nepieciešamā informācija un vadlīnijas).

Darbi, kuri vadītājam ir obligāti jādeleģē.

• pieņemto lēmumu izpildīšana. Tehnikas labošana. Atbildēšana uz telefona zvaniem. Faksu sūtīšana;

• darbi situācijās, kad darbu var labi izpildīt kāds, kas pelna mazāk nekā vadītājs vai arī mazāk nekā vadītājs tiecas nopelnīt;

• darbi, kuri parasti ir darbinieku kompetencē;

• darbi, kas var tikt apmierinoši izpildīti bez vadītāja iejaukšanās. Darbi, kurus citi var izpildīt labāk un ātrāk. Situācijas, kad darba kvalificētai izpildīšanai vadītājam trūkst zināšanu, prasmju vai pieredzes.

Balstoties uz šiem punktiem, katrs vadītājs var izveidot savu pienākumu apraksta tabulu, kurā norādītas minētās darbu kategorijas, darbu veidi, atbildīgās personas un termiņi.

Kā efektīvi deleģēt?

Pamatnoteikumi efektīvai uzdevumu uzdošanai un deleģēšanai ir šādi:

1) uzdevuma formulējums:

• vadītājam precīzi jādefinē uzdevums (sev). Jāatbild uz jautājumu: "Kādu mērķi gribu sasniegt, deleģējot šo uzdevumu?";

2) darbinieka izvēles pārbaude (prātā):

• vai ir pareizi izvēlēts darbinieks;

• vai darbinieka individuālās īpašības atbilst šim uzdevumam;

• kāda ir darbinieka gatavība dotā uzdevuma veikšanai;

3) kas ir jādara:

• vadītājam jānoskaidro, kādas darbības jāveic, kādi rezultāti jāsasniedz un kāda ir vēlamā beigu situācija;

4) kurš ir atbildīgs:

• kurš ir atbildīgs par visu uzdevumu kopumā? Kuri darbinieki ir atbildīgi par atsevišķām uzdevuma sastāvdaļām? Kam ir tiesības izmainīt uzdevuma saturu, termiņus utt.;

• jānosaka robeža starp darbinieku atbildību un vadītāja atbildību.

5) kāpēc šis darbs ir svarīgs un jādara:

• kāda ir darba nozīme;

• kā tas sasaistās ar darbinieka motivācijas kritērijiem;

6) darbs ir jādara:

• informācijas daudzums šajā sadaļā ir atkarīgs no darbinieka gatavības attiecīgā uzdevuma izpildei;

7) kad darbam ir jābūt izdarītam:

• uzdevumiem un pasākumiem jānosaka reāli un izaicinoši termiņi, katrā ziņā kopā ar darbinieku, viņam pašam to akceptējot;

• jāņem vērā darbinieku esošās slodzes apjoms;

8) rakstisks darba formulējums, ja uzdevums ļoti svarīgs:

• minimums ir atbildes uz jautājumiem: "Kas? Kurš? Kad?";

• jāņem vērā, ka ļoti daudzi darbi prasa papildu mutisku paskaidrojumu;

9) sapratnes pārbaude:

• vadītājam ir jānodrošina, lai darbinieks pilnībā saprastu uzdevumu;

• sarežģītu uzdevumu gadījumā jāpieprasa darbiniekam atkārtot, ko viņš ir sapratis;

• jāpieņem, ka darbinieks ir sapratis uzdevumu tikai tad, ja viņš visu atkārto ar vadītāja vārdiem un vadītājs "redz sapratnes dzirkstelītes viņa acīs";

10) palīdzība darbiniekiem:

• darbiniekam jānodrošina nepieciešamā informācija un apmācība;

• darbinieki jānodrošina ar vajadzīgajiem resursiem;

• ja nepieciešams, darbiniekam var palīdzēt uzdevuma izpildīšanā, kā arī prioritāšu noteikšanā par veicamajiem uzdevumiem;

11) uzraudzība un kontrole:

• ar darbinieku jāvienojas par darba izpildes uzraudzības procedūru;

• ja izpildes termiņš ir ilgs, jānosaka vairāki starpposmi, kad darba izpilde tiks kontrolēta;

• liela apjoma uzdevumi jāsadala mazākos apakšuzdevumos, kas arī tiek kontrolēti;

• jāvienojas par komunikācijas veidu - mutiski vai rakstiski? Kādā apjomā;

12) atgriezeniskā saite:

• jāvienojas, ka darbinieks ziņos par apakšuzdevumu izpildi;

• jāvienojas, ka darbinieks nekavējoties ziņos par problēmām, ja to rašanās var kavēt vai traucēt darba izpildi;

13) informācija pārējiem darbiniekiem:

• jāinformē pārējie darbinieki, ka uzdevums ir deleģēts konkrētajam darbiniekam kopā ar tā veikšanai nepieciešamajām pilnvarām un visi turpmākie jautājumi jāadresē šim darbiniekam;

• vadītājam aizliegts pašam risināt problēmu, ja inerces dēļ citi darbinieki griežas pie vadītāja pēc problēmas risinājuma;

14) problēmu iepriekšēja paredzēšana:

• jau iepriekš jāpadomā, kādas problēmas varētu rasties uzdevuma izpildē un kā tās varētu novērst;

• jāizskaidro darbiniekam, ko darīt, ja viņš no citiem darbiniekiem saņem pretrunīgus rīkojumus;

15) izpildes pieprasīšana:

• no darbinieka jāpieprasa uzdevuma izpilde, nedrīkst akceptēt puspadarītu darbu;

• vadītājs nedrīkst pieļaut, ka darbinieks deleģē darbu atpakaļ vadītājam;

• vadītājs nedrīkst pieļaut, ka darbinieks ierodas pie vadītāja tikai ar problēmām, bez saviem priekšlikumiem to atrisināšanā;

• darbiniekam jāliek uzņemties atbildību par darba rezultātu;

16) kvalitāte:

• precīzi jānosaka kvalitātes prasības darba izpildei;

• jāpanāk, lai darbinieks pats pārbaudītu sava darba kvalitāti.

Svarīgākie ieteikumi vadītāja attieksmei:

Izrādiet uzticību:

• pieņemiet uzskatu, ka darbinieki ir spējīgi izpildīt jaunus uzdevumus. Izrādiet šo ticību;

• dodiet darbiniekam otru iespēju, ja viņš netiek galā pirmajā reizē.

Sagaidiet un akceptējiet kļūdas:

• nav reāli cerēt, ka darbinieks nekļūdīsies. Kļūdas ir deleģēšanas procesa neizbēgama sastāvdaļa;

• meklējiet risinājumu, kā nākamreiz šo kļūdu nepieļaut, nevis - kurš vainīgs;

• radiet atmosfēru, kurā no kļūdām mācās.

Paaugstiniet sava personāla pašapziņu:

• dodiet darbiniekiem uzdevumus, kuri viņiem ir interesanti un izaicinoši;

• dodiet darbiniekiem iespēju izmantot savas stiprās puses;

• priecājieties par darbinieku panākumiem;

• nekritizējiet darbiniekus kā personības tikai par to, ko viņi ir vai nav izdarījuši.

Paudiet atzinību:

• atzinība ir vitāli svarīga darbinieku pašapziņas celšanai;

• atzinība ir obligāti jāpauž, ja darbinieks izpildījis uzdevumu un pasākumus tā, kā plānots;

• nepiesavinieties slavas laurus par to, ko izdarījuši jūsu darbinieki;

• uzmanīgi paudiet "atzinību kolektīvam". To nedrīkst darīt, ja uzdevumu veikuši tikai daži darbinieki.

Esiet elastīgi:

• akceptējiet to, ka darbinieki mācās, strādā un izpilda uzdevumus dažādos veidos. Ne vienmēr jūsu veids ir vienīgais pareizais;

• uzklausiet darbinieku ierosinājumus;

• ņemiet vērā darbinieku speciālās vēlmes, jo īpaši respektējiet viņu laiku un citus veicamos pienākumus.

Lai jums veicas!

 

 



 
Par izdevēju / Kontakti / Grāmatas

© VSIA "Latvijas Vēstnesis" / info@lv.lv
žogspiepūšamās atrakcijas