Izvērstā meklēšana
LV.LV sākumlapa
     Par izdevēju Kontakti Grāmatas Arhīva sākumlapa
Iepriekšējais numurs
Visi raksti
    Aktuāli
    Biznesa kāpnes
    Likumu ABC
    Finanšu plūsma
    Inovācijas lietas
    Eiropas nauda
    Seko līdzi
    Jautājums. Atbilde
    Ziņas īsumā
    Biznesa vide
    Uzņēmuma vadība
    Praktiski padomi
    Nodokļi
    Reklāma
Ideju banka
Arhīvs
Žurnālā
Nr.22 (78) 2007. gada 30. maijs
            

Radoša sapulce - tas ir tik vienkārši!

 

Lolita Pavāre, Komunikāciju akadēmijas Biznesa attīstības vadītāja

 

15.JPG (24346 bytes)
Foto: Boriss Koļesņikovs, "LV"

Sapulces un sanāksmes, saieti un sēdes, salidojumi un asamblejas ir neatņemama jebkuras organizācijas darba sastāvdaļa. Neraugoties uz bieži vien visai ironisko attieksmi pret sapulcēm, vairums vadītāju un darbinieku nav gatavi atteikties no šīm regulārajām kopā sanākšanām, jo katra sapulce veic ne vien organizatoriskas funkcijas, bet kalpo arī kā vienotības, kopības un piederības apliecinājums. 

Funkcijas

Sapulcēm ir daudzas funkcijas. To administratīvā funkcija izpaužas kā sava veida disciplinējošs faktors - noteiktā laikā jābūt noteiktā vietā, kur noteikts cilvēku skaits un sastāvs spriedīs par iepriekš noteiktiem jautājumiem. Šī funkcija ir arī pamatā tam, ka sapulces vairumam cilvēku jau iepriekš šķiet garlaicīgas un neinteresantas.  

Vienojošā funkcija balstās tajā pašā faktā, ka sapulcē piedalās noteikts cilvēku kopums, kuri ir piederīgi konkrētai iestādei vai interešu grupai, kas apvienojusies kādā institūcijā. Jebkurā gadījumā - cilvēkiem ir svarīga piederības un drošības izjūta, ko sniedz apziņa, ka neesi viens, bet piederi kādai cilvēku kopībai. Stabilizējošā funkcija - sanāksmes apliecina sava veida nemainību - ir lietas, kuras nemainās un par kurām varam būt droši. Vēl sapulcēm ir arī informatīvā funkcija - katrā sapulcē notiek informācijas aprite - atjaunošana un papildināšana. Ja neesi bijis sapulcē, vari palikt ar novecojušu informāciju vai arī "izkrist" no informatīvās aprites.

Vēl pastāv arī mērķa definēšanas un precizēšanas funkcija, jo sanāksmes palīdz apzināties un formulēt gan uzņēmuma, gan tā atsevišķo struktūrvienību mērķus, gan arī individuālo sapulces dalībnieku mērķus. Svarīgi, ka sapulces palīdz tos samērot un līdzsvarot - lai indivīdi varētu sasniegt savas ieceres, tiem jāiekļaujas organizācijas kopējā mērķu skalā. Struktūrvienības mērķiem jābūt pakļautiem organizācijas kopīgiem mērķiem un jāsekmē atsevišķo indivīdu dalība to sasniegšanas procesā.

Savukārt sanāksmes mobilizējošā funkcija liek dalībniekiem mobilizēties, apkopot informāciju par savu darbu. Diemžēl bieži vien tā transformējas par "atrādīšanos" - cilvēki nevis reāli strādā, lai būtu sasniegumi, par kuriem var atskaitīties, bet formāli sadzejo tekstus, kuros skaistos vārdos un grafikos ietērpj ikdienas norises. Ideju apmaiņas un attīstības funkcija izpaužas kā sapulcē izteikta, analizēta un attīstīta vai atsijāta ideja, kura nevarētu tikt izmantota, ja nebūtu publiski izteikta. Saistošā funkcija nozīmē to, ka sanāksmēs pieņemtie lēmumi un fiksētie uzdevumi kļūst saistoši visiem sanāksmes dalībniekiem. Turklāt, kā zināms, grupas lēmumiem piemīt lielāks spēks nekā individuāli pieņemtiem lēmumiem vai vadības lēmumiem, kas jāpilda direktīvā kārtā. Tas nozīmē, ka, prasmīgi izmantojot sapulces funkcijas, iespējams padarīt vadības lēmumus un mērķus par kopīgiem lēmumiem un mērķiem.

Protams, minētās nav vienīgās sanāksmju funkcijas: atkarībā no sanāksmes veida un nozīmības, no periodiskuma un ilguma sapulcei var piemist arī citas funkcijas, piemēram, uzskaites funkcija (raksturīga dažādām gada kopsapulcēm) vai statusa demonstrācijas funkcija (īpaši raksturīgi dažādiem reprezentatīviem pasākumiem, ko dēvē par sapulcēm tikai vārda pēc).

Produktivitāte un lietderība

Vairumā gadījumu tiek akcentēti sanāksmju produktivitātes un lietderības aspekti. Tas ir arī saprotami, jo kuram gan nav žēl tērēt savu laiku un enerģiju, lai vienkārši "nosistu" pāris stundas no tām divdesmit četrām, kas mums diennaktī atvēlētas?

Viens no populāriem risinājumiem, atbilstoši kuram tiek organizētas sanāksmes, ir vadīties pēc principa "vairāk galvu - vairāk prātu". Piemēram, ja esam saaicinājuši nodaļu vadītājus, noderēs arī vietnieki un, dubults neplīst, vēl pa kādam dalībniekam no katras nodaļas. Ja sapulces dalībnieku skaits pārsniedz klasiskās mazās grupas apjomus (līdz 12 dalībnieku), tad daudz vairāk enerģijas un laika jāpatērē organizatoriskiem jautājumiem. Pie tam, ja vienu struktūrvienību pārstāv vairāki cilvēki, viņiem pirms katra viedokļa izteikšanas būtu jāsaskaņo šis viedoklis: sapulce kļūst "pakāpienveidīga".

Bieži vien sapulces notiek tā: izdrukā materiālus, definē sanāksmes tematu, tad sapulces vadītājs cenšas virzīt sanāksmi, sākumā runā viens pēc otra, tad visi kopā. Visbiežāk sapulces vadītājam pietrūkst laika un enerģijas iedziļināties dalībnieku teiktajā, tāpēc tiek uzspiests jau iepriekš izstrādātais viedoklis. Neauglīgo "diskusiju" vai tās imitāciju labprāt gatavi pārtraukt arī paši tās dalībnieki, jo visai ātri top skaidrs, ka rezolūcija jau gatava - tikai atlicis panākt, lai to formāli akceptē sanāksmes dalībnieki.

Pastāv arī tāds risinājums: iepriekš nav sagatavots viedoklis vai lēmums, līdz kuram būtu jānonāk, tāpēc visai maznozīmīgi jautājumi pāraug neproduktīvos ķīviņos. Sanāksme tā arī beidzas - bez kāda vienota lēmuma. Turklāt nereti nākas konstatēt, ka daudzi jau apspriesti un izlemti jautājumi atkal parādās darba kārtībā.

Vispirms vajadzētu uzdot jautājumu - kāpēc tā notiek? Vai sapulces iniciatoriem, vadītājam un dalībniekiem ir skaidrs, kāpēc viņi vispār sapulcināti? Vai tikai tāpēc, ka sen, sen, pirms vairākiem gadiem pieņemts lēmums, ka trešdienās pulksten 9.00 ir "piecminūte", kas reāli ilgst vismaz divas stundas? Vai arī tāpēc, ka nedēļas darbu ritumā tiešām ir padarīts pietiekami daudz, lai būtu nepieciešamība par to informēt gan kolēģus, gan vadību? Vai tomēr tāpēc, ka ir pavisam konkrēti jautājumi, uz kuriem jāmeklē atbildes?

Labas sanāksmes noteikumi

Efektīvu sanāksmju vadīšana balstās dažos pamatprincipos, kurus ievērojot visai nopietni pieaug sanāksmju vērtība:

• katrai sanāksmei jau iepriekš jānosaka rezultāts, kuru nepieciešams sasniegt - vai tā būtu pilnvērtīga informācijas apmaiņa vai uzdevumu sadale, vai risinājums kādai problēmai;

• sapulce jāsaplāno gan laika, gan satura ziņā - jānoorganizē piemērota vieta, laiks, dalībnieku sastāvs;

• sapulce jāvada - nedrīkst tās norisi atstāt pašplūsmā;

• katrai sapulcei jāsagatavo izpildāma dienaskārtība;

• sapulces norisē jāiesaista visi tās dalībnieki;

• lēmuma pieņemšanai jābūt kolektīvai - jānonāk pie tāda lēmuma, kurš apmierina visas sapulcē iesaistītās puses;

• lai nonāktu pie kolektīva lēmuma, ir jāapgūst un jāizmanto produktīvu diskusiju stimulēšanas tehnikas;

• sapulces noslēgumā jāatkārto visi pieņemtie lēmumi, jāpanāk klātesošo akcepts un jāfiksē, kāda rīcība izriet no pieņemtajiem lēmumiem.

Tradicionālās sanāksmes iespējams padarīt par nopietnu ieroci konkurences cīņā, ja vien tiek aktualizētas tās sanāksmes funkcijas, kuras īpaši svarīgas noteiktā situācijā. Taču, ja ir vēlme padarīt sapulces par notikumiem darba dzīvē, izmantot tās, lai meklētu un atrastu kādus neordinārus risinājumus, tad vēlams apgūt īpašu sanāksmju vadības tehniku, ko piedāvā arī "Komunikāciju akadēmija".

Īpašā tehnika - moderācija

Moderācija ir metode, kuru izmanto pārrunās, grupu darbā, projektu izstrādē, lai efektīvi nonāktu līdz kopīgi izstrādātam rezultātam, kam piekrīt visi grupas dalībnieki. Moderators, atšķirībā no skolotāja, trenera vai priekšnieka, darbojas kā vidutājs - palīdz grupai saprast sevi, formulēt tās mērķus un vēlmes, nonākt pie risinājuma un nodrošināt risinājumu ieviešanu. Visbiežāk moderāciju izmanto:

• jebkuras sanāksmes, darba grupas u.c. darba strukturēšanai;

• kreatīvam darbam - analīzei, plānošanai, smadzeņu vētrām, projektu ideju izstrādei, detālai to plānošanai un projektu novērtēšanai;

• konferenču un kongresu organizēšanai un vadībai.

Tomass Kotovičs, "Komunikāciju akadēmijas" lektors stāsta: "Moderācija ir mūsdienīga metode sanāksmju un darba grupu vadīšanai, kas orientēta uz konkrēta mērķa sasniegšanu. Šo metodi izmanto darba efektivitātes būtiskai uzlabošanai. Jebkurš no mums ir piedalījies sanāksmēs, kur priekšnieka (vai sanāksmes vadītāja) vadībā stundām ilgi diskutē par būtiskām problēmām, tomēr pēc sanāksmes tās dalībnieki tā arī nesaprot - kas ir noticis? Kas ir mainījies? Kas man tagad būtu jādara? Gluži pretēja ir situācija pēc kvalitatīvi vadītas sanāksmes. Moderators tās gaitu ir iepriekš sagatavojis un strukturējis, sanāksmes laikā visi dalībnieki soli pa solim seko diskusijai, visi rezultāti tiek fiksēti un sanāksmes beigās visi dalībnieki skaidri zina, kas ir norunāts un kas notiks tālāk."

Moderatori pašlaik Latvijā ir pieprasīti, tomēr profesionālu moderatoru ir maz. Par moderatoru iespējams kļūt apmācību rezultātā, kur apmācības teorētiskie kursi mijas ar praksi.


Padomi konstruktīvai un radošai sapulcei:

Laikus jāinformē sapulces dalībnieki par sapulces norises laikiem un tās tēmām

Tēmas jānoformulē interesanti un rosinoši

Jau iepriekš jāizsūta interesanti un saturīgi materiāli par sapulces tēmām

Jāiesaka dalībniekiem iepazīties ar papildu informāciju un sagatavot savas piebildes

Jāparūpējas, lai norises telpa būtu ērta, plaša, lai sapulces dalībnieki cits citu redzētu

Sapulce jāsāk paredzētajā laikā!

Sapulces sākumā jāiepazīstina klātesošie ar sapulces mērķiem un norises kārtību

Jāuzklausa katrs sapulces dalībnieks, bet tai pašā laikā jāprot apklusināt tos, kas vienkārši izmanto sapulces laiku nekonstruktīvai un tukšai runāšanai

Jāļauj izteikt dažādus viedokļus, nepārtraucot un nekomentējot

Ja sapulce ir gara, jāieplāno pārtraukumi

Pirms pārtraukumiem jāveic īss kopsavilkums un jāfiksē punkts, no kura sapulce turpināsies 

Sapulce nav jāsasteidz, bet arī jāsaprot, ka pārāk gara sapulce zaudē jēgu, jo dalībnieki sāk nervozēt par nepadarītiem darbiem u.tml.

Dalībniekiem jārunā īsi un saprotami

Pieņemot lēmumus, nedrīkst izmantot balsu vairākumu! Tas ir tikai šķietami vienkāršs un rezultatīvs lēmumu pieņemšanas veids, jo tie, kas būs balsojuši pret šo lēmumu, pie šādas attieksmes arī paliks un apzināti vai neapzināti sabotēs pieņemto lēmumu

Sapulce jābeidz iepriekš norunātajā laikā

Pēc sapulces jāpārbauda, vai nolemtais tiek pildīts. Nākamajā sapulcē jāfiksē nolemtā izpilde

 

Kā nedrīkst notikt:

Sapulce nesākas norunātajā laikā

Sapulce sākas drudžainā, saspringtā gaisotnē

Sapulce nenotiek pēc iepriekš sagatavota plāna

Ne visi var izteikties

Nerunīgie sapulces dalībnieki netiek iesaistīti

Sapulce netiek vadīta, uzdodot jautājumus

Iniciatīva nonāk pie nejauša sapulces dalībnieka

Nav pieļaujami centieni par katru cenu izskatīt jautājumu, kas var izraisīt negatīvas emocijas vai asas diskusijas

Pirms lēmuma pieņemšanas netiek uzklausīts katrs sapulces dalībnieks

Neviens nepalīdz formulēt domu sapulces dalībniekiem, kuriem ir konstruktīvas piebildes

Tiek pieļauta nievājoša attieksme no atsevišķu sapulces dalībnieku puses

Netiek atvēlēts laiks jautājumiem

Netiek radīta kopības sajūta

Dienaskārtībā paredzētajiem jautājumiem nepietiek laika

Netiek izveidots tālākās rīcības plāns

Netiek rastas atbildes uz grūtākajiem jautājumiem

Netiek panākta pozitīva attieksme

Vadītājs nespēj atturēties no negatīva personiskā viedokļa paušanas

Dalībnieki izklīst nomāktā noskaņojumā

Tiek secināts, ka sapulce nemaz nebija nepieciešama.

 

 



 
Par izdevēju / Kontakti / Grāmatas

© VSIA "Latvijas Vēstnesis" / info@lv.lv
žogspiepūšamās atrakcijas