Izvērstā meklēšana
LV.LV sākumlapa
     Par izdevēju Kontakti Grāmatas Arhīva sākumlapa
Iepriekšējais numurs
Visi raksti
    Aktuāli
    Biznesa kāpnes
    Likumu ABC
    Finanšu plūsma
    Inovācijas lietas
    Eiropas nauda
    Seko līdzi
    Jautājums. Atbilde
    Ziņas īsumā
    Biznesa vide
    Uzņēmuma vadība
    Praktiski padomi
    Nodokļi
    Reklāma
Ideju banka
Arhīvs
Žurnālā
Nr.27 (134) 2008. gada 2. jūlijs
            

  Praktiski padomi | Radošuma rakstu sērija

Informācijas uzņemšana, organizēšana un vadība
ARNIS PUŠKEIRIS, individuālais komersants, www.arnico.lv


Foto: Boriss Koļesņikovs, "LV"

Turpinājums. Sākums Nr. 14(121), 02.04.2008.

Raksta pirmajā daļā aplūkojām galvenos jautājumus par to, kā cilvēki uzņem informāciju, kā uzlabot vajadzīgās informācijas uzņemšanu, kā informāciju var efektīvi iegaumēt. Diemžēl neviens cilvēks nespēj iegaumēt visu. Taču, tā kā mūsdienās informācija ir viens no nozīmīgākajiem faktoriem gan cilvēku, gan organizāciju un uzņēmumu darbībā, ir radies pilnīgi jauns darba lauks – informācijas saglabāšana, organizēšana un tās plūsmas vadība.



Sāksim visu pēc kārtas. Lai izveidotu informācijas glabātuvi un to organizētu, vispirms informācija ir jāiegūst, turklāt tai jānonāk vienā kopējā punktā. Sauksim to par informācijas savākšanas punktu.

Tātad pirmais uzdevums ir panākt, lai visa informācija nonāk šajā punktā.

 

Informācijas plūsmas izveide

Tā kā informācijai nav "nedz kāju, nedz spārnu", tā nevar pārvietoties pati. Tātad tā pati no sevis nevar nonākt paredzētajā informācijas savākšanas punktā. Lai šo problēmu atrisinātu, tiek veidotas informācijas plūsmas shēmas. Vienkārši sakot, ir jāizveido plāns, no kurienes, kāda informācija un kādā veidā jānogādā savākšanas punktā. Šādu plānu visērtāk izveidot, sadalot turpmāko darbu trīs soļos:

1. No kurienes?

Pirmkārt, ir jāizlemj, no kurienes konkrētajā gadījumā jūs varat informāciju iegūt, jeb jānoskaidro informācijas ieguves punkti. Gadījumi var būt atšķirīgi.

Piemēram, ja jūs sistēmu veidojat sev, informācijas ieguves punkti būs pavisam citi nekā uzņēmumam. Tātad ir jāizlemj, kuri no punktiem jums nav nepieciešami - to informācija jūs neinteresē.

Lūk, divi piemēri.

Privātām vajadzībām: sarunas, prese, TV, radio, sludinājumu dēlis un citi.

Uzņēmumiem: klienti, kursi, sanāksmes, projekti, reklāma un citi.

Protams, šie ir tikai daži iespējamie informācijas ieguves punkti, tomēr galveno principu tie parāda.

2. Kādu?

Kad esat noskaidrojuši, no kurienes iegūsiet informāciju, ir jāizlemj, kāda informācijas daļa jūs interesē. Piemēram:

• klienti (klientu juridiskā informācija, kontaktpersonas, atsauksmes par citiem uzņēmumiem, darbības joma un vajadzības);

• kursi (zināšanas par tēmu ...);

• sanāksmes (lēmumi, idejas, risinājumi);

• projekti (pieredze, kļūdas un risinājumi);

• reklāma (jauni uzņēmumi, uzņēmumu pakalpojumi).

Tātad pēc iespējas detalizēti ir jānoskaidro, kādu informāciju no šiem avotiem jūs varat iegūt un kādu vēlaties iekļaut savā sistēmā.

3. Kādā veidā?

Šis solis praktiski sastāv no divām daļām. Ir jānoskaidro, kādā formā un kādā veidā informāciju nogādāt savākšanas punktā jeb - kāds būs informācijas plūsmas ceļš.

Vispirms izlemiet, kādā formā šo informāciju varat glabāt. Piemēram, atskaišu, sarunu ierakstu, fotogrāfiju un citos formātos.

Kad ir noskaidroti informācijas formāti, varat sākt veidot plūsmas shēmu. Tās ir līknes, kā informācija no avota nonāk līdz savākšanas punktam.

Lūk divi piemēri:

1. Klientu menedžeris pieraksta vai ievada iepriekš izveidotā formā visus klienta datus, šo formu viņš iesniedz administrācijas nodaļā. Administrācijas nodaļa to nogādā informācijas savākšanas punktā.

2. Projektu vadītājs pēc projekta izveido atskaiti par visām problēmsituācijām, kā arī veiktos soļus to risināšanai. Atskaiti viņš sagatavo elektroniski un nosūta uz informācijas savākšanas punktu.

Kā redzams, ceļi, kā informāciju nogādāt, var būt dažādi. Arī informācijas savākšanas punkts var būt gan fiziska telpa, gan elektroniska vietne. Praktisku ierobežojumu nav, jo šīs sistēmas darbība ir iespējama tik dažāda, cik vien dažādu ideju jums rodas.

 

Informācijas organizēšana un saglabāšana

Kad esat izplānojuši ceļus, kā informācija nonāks savākšanas punktā, var sākt tā izveidi. Šis process sastāv no fiziskās daļas (jeb informācijas glabātuves radīšanas) un divām teorētiskām daļām: ienākošās informācijas organizēšana un informācijas iegūšana no glabātuves.

Savākšanas punkta izveide parasti sagādā vislielākās grūtības, jo nav vienas ideālas sistēmas vai pareizā veida, kādam šim punktam ir jābūt. Tas atkarīgs no jūsu informācijas, paradumiem un vēlmēm. Tāpēc aplūkosim galvenos soļus un piemērus, kā šādu glabātuvi izveidot.

Pirmā un galvenā kļūda, veidojot šādu informācijas savākšanas punktu, ir sākt to veidot no nepareizās puses. Lielākoties pirmais, kas nāk prātā, - vēlreiz aplūkot, kāda informācija šajā punktā ienāks, un, balstoties uz to, arī veidot glabātuvi un punkta darbību.

Kāpēc tā ir kļūda? Atbildiet sev uz vienu jautājumu: "Vai jūs veidojat šo punktu, lai nodarbotos ar informācijas savākšanu vai lai nodarbotos ar informācijas lietošanu?" Ja vien jūsu nodoms nav vākt informāciju, tad atbildei vajadzētu būt otrajai. Tātad pēc iespējas lielākiem burtiem un pēc iespējas redzamākā vietā uzrakstiet: "Informācijas glabātuve ir paredzēta tam, lai nepieciešamo informāciju viegli iegūtu!"

Tas nozīmē, ka plānot informācijas punkta izveidi ir jāsāk apgrieztā secībā. Ir jānoskaidro:

1. Kā no šā punkta visērtāk iegūt informāciju?

2. Kā vispareizāk informāciju glabāt, lai to būtu viegli izsniegt?

3. Kā šo informāciju organizēt, lai to būtu ērti saglabāt izdomātajā veidā?

Lai būtu vieglāk tikt galā ar pirmo soli, izveidojiet vairākus sarakstus. Sāciet ar veidiem, kādā formā jūs vēlaties informāciju iegūt, piemēram: elektroniski, rakstiski, audio/video formātā.

Tālāk noskaidrosim, kad un kāpēc šo informāciju vēlaties izmantot, piemēram,

• izrakstot klientam rēķinu, lai precizētu juridiskos datus;

• veidojot jaunas idejas, lai pārbaudītu esošos variantus;

• veicot projekta vadību, lai noskaidrotu iespējamās problēmas un to risinājumus;

• mācoties, lai iegūtu padziļinātu informāciju.

Nākamais un viens no svarīgākajiem jautājumiem ir, kā jūs šo informāciju pieprasīsiet, jo informācijas punkta apjomi noteikti būs lielāki nekā spējat saglabāt atmiņā. Tātad izdomājiet, pēc kā (kādiem datiem) šo informāciju visērtāk būtu pieprasīt. Par pamatu izmantojiet iepriekšējo sarakstu:

• pēc firmas nosaukuma;

• pēc ideju tematikas;

• pēc ideju atslēgvārdiem. Piemēram, pieprasot atslēgvārdu "spuldze", mēs vēlamies atrast visu, kas saistās ar apgaismojumu;

• pēc projekta veida;

• pēc tēmas nosaukuma (kā tas ir, piemēram, enciklopēdijās).

Kad šādi saraksti ir izveidoti, nākamais solis ir - izlemt, kādā vai kādos fiziskos formātos informāciju glabāt, kā to sagrupēt. Šim nolūkam ir jāizveido izsniegšanas punkta sistēma jeb jānosaka principi, kā notiks informācijas pieprasījums, kā tā tiks meklēta, pēc tam - izsniegta.

Lai sacītais būtu vieglāk saprotams, aplūkosim piemēru.

Glabāšana

Divos formātos:

• elektroniski dokumenti (fizisko dokumentu kopijas, teksti ar attēliem utt.);

• audio, video (elektroniski video vai audio ieraksti).

Grupēšana

Pēc identifikācijas numuriem - E00001, E00002 un AV000001, AV000002.

Informācijas meklēšana

Katalogs ar firmu nosaukumiem un attiecīgajiem informācijas identifikācijas numuriem.

Katalogs ar ideju tēmām un ar to saistītajiem informācijas numuriem.

Katalogs ar atslēgvārdiem un saistītajiem informācijas numuriem.

Katalogs ar projektiem un saistītajiem informācijas numuriem.

Katalogs ar tēmu nosaukumiem un saistītajiem informācijas numuriem.

Izsniegšana

Sagatavošana papīra formātā (kopēšana, printēšana).

Nosūtīšana uz e-pastu.

Ierakstīšana diskā.

Kā redzat, esam izveidojuši diezgan sarežģītu sistēmu, kurā informācijas saņemšanai ir vajadzīgi ļoti daudzi katalogi. Ja šo katalogu nebūtu, tad informāciju atrast būtu ļoti grūti. Tāpēc vēlreiz vērīgi aplūkojam uzrakstu par to, kāds ir informācijas uzkrāšanas mērķis, un akcentējam pēdējo daļu - informācijas organizēšanu un saglabāšanu.

Šajā solī mēs izveidojam noteikumus un darbību, kā ienākusī informācija ir jāapstrādā un jāsaglabā savākšanas punktā. Darbības plānus varat veidot pēc ienākošās informācijas veidiem un avotiem. Piemēram:

• Ienākot atskaitei par projektu, tā ir jāsaglabā elektroniski ar jaunu numuru un attiecīgi jāieraksta projektu katalogā.

• Ienākot videokasetei no kursiem, tā ir jāpārvērš elektroniskā videofailā, jāsaglabā ar jaunu numuru, jāieraksta tēmu katalogā, jāieraksta atslēgvārdu katalogā utt.

 

Pārbaude

Lūk, tādā veidā esat izveidojuši savu informācijas organizēšanas un plūsmas sistēmu. Atliek tikai to ieviest dzīvē. Tomēr nesteidzieties! Jo īpaši šādos gadījumos, kad iespējas izlabot kļūdas jau sistēmā, kas darbojas, būs ļoti minimālas. Tāpēc vispirms pārliecinieties, vai izplānotā sistēma atbilst galvenajiem informācijas vadības principiem un vai nav jāizdara vēl kādas lietas, pirms sistēmu ieviest dzīvē.

Sistēma ir sarežģīta. Pirmais princips ir diezgan negatīvs, bet ļoti svarīgs - informācijas vadība nav vienkārša, jo informācija ir ļoti plaša joma, tai ir dažādi veidi, formas, situācijas. Līdz ar to necentieties izveidot ļoti vienkāršu informācijas sistēmu. Tā vienkārši sabruks pirmajā gadījumā, kad jums ienāks nevis papīra dokuments, bet elektronisks fails. Veidojiet savu sistēmu soli pa solim, piestrādājot pie katras daļas un informācijas veida.

Koncentrējieties uz ieviešanu. Informācijas vadības sistēma var strādāt veiksmīgi tikai tad, ja jūs to lietojat. Tas nozīmē, ka tiek veiktas visas vajadzīgās darbības, lai informāciju nogādātu punktā. Informācijas punktā tā tiek organizēta un, kad nepieciešams, no šī punkta saņemta. Ja sistēma tiek veidota uzņēmumam, vienmēr pārliecinieties, lai visi darbinieki mācētu to izmantot.

Informācijas punkts nekad nav pabeigts. Tāpat kā Rīga, arī informācijas punkts nekad nevar būt pabeigts. Vienīgais teorētiski iespējamais pabeigšanas veids ir tad, kad jūs pārtrauksiet strādāt un šī informācija vairs nebūs aktuāla. Citādi, kamēr jūs strādāsiet, arī informācijas punktam ir jāattīstās līdz ar visu pārējo.

Vērtēšana. Gan veidojot, gan attīstot informācijas punktu, vērtējiet to. Pārliecinieties, ka tas dod jums konkrētu labumu. Sekojiet līdzi, lai šīs informācijas vērtība nekad nepazustu. Pārliecinieties, ka informācijas punkts sniedz vajadzīgo informāciju, kad tā tiek pieprasīta, un ka informāciju ir iespējams pieprasīt. Ja šī sistēma nedos paredzēto, tad jebkurš izvēlēsies vienkāršāku informācijas ieguves veidu, piemēram, paprasīt draugam.

Lai jums izdodas izveidot savu informācijas punktu un lai tas nekad nezaudē savu vērtību!

Turpmāk vēl.

 

 


 
Par izdevēju / Kontakti / Grāmatas

© VSIA "Latvijas Vēstnesis" / info@lv.lv
žogspiepūšamās atrakcijas