Izvērstā meklēšana
LV.LV sākumlapa
     Par izdevēju Kontakti Grāmatas Arhīva sākumlapa
Iepriekšējais numurs
Visi raksti
    Aktuāli
    Biznesa kāpnes
    Likumu ABC
    Finanšu plūsma
    Inovācijas lietas
    Eiropas nauda
    Seko līdzi
    Jautājums. Atbilde
    Ziņas īsumā
    Biznesa vide
      Uzņēmuma vadība
    Praktiski padomi
    Nodokļi
    Reklāma
Ideju banka
Arhīvs
Žurnālā
Nr.49 (105) 2007. gada 5. decembris
            

Efektīva dokumentu pārvaldība - darba ražīgumam un konkurētspējai

Šobrīd, kad uzņēmumi arvien vairāk rūpējas par konkurētspējas paaugstināšanu un rodas pieprasījums pēc jaunām tehnoloģijām un kvalificētiem darbiniekiem, dažkārt novārtā paliek nianses, kas var sniegt nozīmīgu ieguldījumu uzņēmuma darbības efektivitātes celšanā. Pirms pieņemt darbā papildu darbiniekus, ir vērts padomāt, kā palielināt esošā personāla darba efektivitāti.

Uzņēmumam attīstoties, dokumentu daudzums pieaug, biznesa procesi kļūst sarežģītāki, to realizācija aizņem vairāk laika. Likumsakarība ir loģiska - vairāk dokumentu, vairāk darba, vairāk darbinieku, vairāk izmaksu algās... Tomēr ne vienmēr darbinieku skaita palielināšana var atrisināt darba apjoma un izpildes tempa problēmas. Mūsdienās uzņēmumam nav izdevīgi strādāt šodienai, ir jāorientējas uz ilgtermiņa attīstību un inovatīvu pieeju darbības organizēšanā.

Viegli pateikt, grūti izdarīt?

Nereti ir nepieciešams veikt nopietnu ieguldījumu šodien, lai vāktu ražu rīt. Lai uzņēmums palielinātu konkurētspēju tirgū, ir jāizvēlas aprīkojums, kas kalpos ilgāk par gadu un nodrošinās darbinieku maksimālu atdevi.

"Uz mirkli iedomājieties: jūsu priekšā ir elektroniskais darbgalds, uz kura atrodas visi nepieciešamie dokumenti, sašķiroti pa kategorijām. Caurlūkojot dokumentus, jūs redzat, piemēram, kurus no tiem vēl nepieciešams vizēt juristam, un tas kavē komercpiedāvājuma izskatīšanu. Turpat blakus atrodas darbinieku izpildāmo uzdevumu saraksts. Iepirkumu daļa savu darbu padarījusi visā pilnībā, savukārt mārketinga daļa paslinkojusi - izpildīti tikai 20% uzdevumu. Uzklikšķinot uz uzdevumiem, redzams, ka Zane vai Juris dokumentus vēl nav pat aplūkojuši, kaut gan tuvojas uzdevuma izpildes termiņš. Tad sistēma var automātiski nosūtīt darbiniekiem atgādinājumu par to. Dokumentu vadības sistēma "DocLogix" ļauj ne vien saglabāt esošos dokumentus, informāciju un korespondenci drošā elektroniskā formātā, bet arī kontrolēt un vadīt dažādu biznesa procesu norisi un izpildi," stāsta "Lattelecom Technology" dokumentu vadības risinājumu nodaļas vadītājs Viktors Oškukovs. "Uzņēmuma vadītājam nav nepieciešams pieprasīt un izskatīt atskaites par kārtējiem un padarītajiem darbiem: tā vietā ir iespēja vienotā sistēmā vērot un kontrolēt uzņēmumā notiekošos procesus. Sistēma nodrošina iespēju izdarīt secinājumus par konkrētu nodaļu un atsevišķu darbinieku darba efektivitāti, uzlabojas arī uzdevumu izpildes disciplīna: vārdu sakot, ir divi zaķi ar vienu šāvienu - sliņķi pieķerti, bet čaklākie darbinieki pamanīti. Tāpat ievērojami ērtāk ir administrēt uzņēmuma kadru rotāciju: parādoties jauniem darbiniekiem, ir daudz vieglāk nodrošināt nepieciešamo informāciju, pieeju dokumentiem un iepazīstināšanu ar darba uzdevumiem."

Ne vienmēr "taustāms" ir drošāks

Protams, cilvēkiem ir jāpārvar nepamatotās bažas, ka viss, kas nav taustāms, nav uzticams, nav īsts un pēkšņi var pazust. Modernās tehnoloģijas nodrošina augstu drošību un ļauj strauji uzlabot uzņēmuma darbības produktivitāti, pārejot uz dokumentu un procesu vadību elektroniskajā vidē. Nereti uzņēmuma biznesa procesi balstās uz papīra dokumentiem vai ir daļēji elektroniski, bet atrodas dažādos datu nesējos (piemēram, daļa dokumentu atrodas uz failu servera, daļa - darbinieku datoru cietajos diskos un pastkastītēs, vēl daļa eksistē tikai papīra formā). Šādi uzņēmums zaudē pašu galveno - vērtīgu darbinieku laiku, izšķērdējot to darbiem ar zemu pievienotu vērtību (meklēšana, kopēšana, neefektīva sadarbība starp nodaļām vai filiālēm utt.).

Ja uzņēmumā, piemēram, ir novērota kaut viena no šādām pazīmēm:

• nemitīga biroja darbinieku pārslodze, pastāvīgs laika trūkums;

• lēna dokumentu plūsma, ilga saskaņošana, dokumenti bieži kaut kur "iestrēgst" vai tos ir grūti atrast;

• e-pastu "jūra", kuros lūgts izskatīt, apkopot, sagatavot, izlabot, papildināt vai pievienot dokumentus vai citu informāciju;

• daudz dokumentu papīra formā, liels kopiju daudzums;

• grūti vai neiespējami ātri atrast vēsturisku informāciju par procesiem, dokumentiem, klientu lietām, piemēram, kur atrodama pēdējā dokumentu versija un kurš piedalījies dokumenta izstrādē utt., tad šādam uzņēmumam ir steidzami jādomā par pāreju uz elektronisku dokumentu un biznesa procesu vadības sistēmu, lai samazinātu darbības pašizmaksu un paaugstinātu darbinieku produktivitāti.

"Lattelecom Technology" piedāvātā sistēma "DocLogix" ļauj organizācijai panākt straujus uzlabojumus iekšējos procesos un sniedzamo pakalpojumu kvalitātē. Sistēma ir elastīga, lietotājiem draudzīga, to viegli var apgūt arī cilvēks bez nopietnām zināšanām IT jomā.

Ieguvējs ir uzņēmums

Kad uzņēmuma vadība aptver, ka pienācis laiks kļūt par mūsdienīgu un produktīvu kompāniju, kas izmanto modernas sistēmas un rūpējas, lai darbinieki efektīvi izmantotu savu laiku, tā izskata visas pieejamās un finansiāli izdevīgās iespējas. Piemēram, ja uzņēmumā ir 100 darbinieku un vismaz puse no tiem izmanto šāda tipa sistēmu, tad laika ietaupījums dažreiz var sasniegt pat 40%, un tādējādi tās ieviešana atmaksājas jau nepilnos divos mēnešos, ļaujot uzņēmumam palielināt ražīgumu par 5-40%, skaidro V. Oškukovs. Parādās iespēja kontrolēt organizācijas darbu arī neklātienē, piemēram, atrodoties komandējumā. Ieviešot uzņēmumā dokumentu un procesu elektronisko pārvaldības sistēmu, tiek novērsti vairāki riska faktori: svarīgas informācijas pazaudēšana, darba uzdevumu neefektīva izpilde un nekontrolējama darba plūsma. Jāatzīst, ka šādas sistēmas pasaulē un arī Baltijā tiek plaši lietotas. Piemēram, Hansabanka Lietuvā "DocLogix" dokumentu vadības sistēmu izmanto jau vairākus gadus. Latvijā "Lattelecom Technology" šo sistēmu ir ieviesis jau 51 organizācijā gan privātajā, gan publiskajā sektorā.

Dzintra Znotiņa

 

 



 
Par izdevēju / Kontakti / Grāmatas

© VSIA "Latvijas Vēstnesis" / info@lv.lv
žogspiepūšamās atrakcijas