Izvērstā meklēšana
LV.LV sākumlapa
     Par izdevēju Kontakti Grāmatas Arhīva sākumlapa
Iepriekšējais numurs
Visi raksti
    Aktuāli
    Biznesa kāpnes
    Likumu ABC
    Finanšu plūsma
    Inovācijas lietas
    Eiropas nauda
    Seko līdzi
    Jautājums. Atbilde
    Ziņas īsumā
    Biznesa vide
    Uzņēmuma vadība
      Praktiski padomi
    Nodokļi
    Reklāma
Ideju banka
Arhīvs
Žurnālā
Nr.24 (131) 2008. gada 11. jūnijs
            

  Praktiski padomi | Radošuma rakstu sērija

Darba un laika organizēšana
ARNIS PUŠKEIRIS, individuālais komersants, www.arnico.lv


Foto: Boriss Koļesņikovs, "LV"

Turpinājums. Sākums Nr. 14(121), 02.04.2008.

Darba uzdevumi un ierobežotais laiks ir situācija, ar ko saskaras jebkurš cilvēks neatkarīgi no tā, vai esat komersants, biroja darbinieks, strādnieks vai pat tad, ja nestrādājat algotu darbu. Nepārtraukti, dienu no dienas mums nākas meklēt vidusceļu, kā savienot nekad neizsīkstošo darbu daudzumu ar tik strauji ritošo laiku. Komersantiem šī tēma īpaši rūp, jo tieši uzņēmējdarbībā ir radies teiciens: "Laiks un darbs, ko tajā var paveikt, praktiski nosaka uzņēmuma veiksmīgu vai neveiksmīgu darbību."



Mūsdienās tiek piedāvāts ļoti daudz dažādas informācijas par metodēm, kā organizēt šos divus svarīgos ikdienas faktorus. Tiek piedāvāti kursi, apmācības, grāmatas, daudz un dažādi līdzekļi šā uzdevuma atvieglošanai. Diemžēl netiek ņemts vērā viens svarīgs un jau sen zināms teiciens: "Tas, kas der visiem - neder nevienam." Tieši tā, katram no mums taču ir pavisam atšķirīgi darba uzdevumi, cits darba veids, dažāds tam atvēlētais laiks, daudzi ierobežojumi. Arī mēs paši katrs esam citādi.

Uzreiz brīdināšu, ka raksts nebūs par kārtējo darba organizēšanas metodi vai līdzekļiem, bet gan par to, kas ir darbs, laiks un informācija. Arī par to, no kā sastāv darba organizācija, ar kādām problēmām saskaramies un, galu galā, kā radoši izveidot SAVU ideālo darba un laika organizēšanas metodi.

 

Kāpēc tas ir vajadzīgs?

Sāksim ar galveno. Kāpēc vispār ir nepieciešams darbu organizēt? Praktiski apskatīsim divas galvenās problēmas, ar ko cilvēki saskaras, - gan tie, kas strādā bez jebkādas sistēmas, gan tie, kuri jau ir izmēģinājuši dažādas metodes.

Atlikšana

Pavisam vienkāršs nosaukums situācijai, bet diemžēl sekas, ko tā nereti rada, ir lielas un nepatīkamas. Praktiski jebkurš no mums kādreiz ir atlicis kādu svarīgu darbu. Daudzi to dara pat ļoti bieži, tādējādi palaižot garām lielas iespējas vai radot sev problēmas. Lielākoties mēs paši pēc tam nemaz īsti nevaram saprast, kāpēc to esam izdarījuši, precīzāk būtu teikt - kāpēc neesam izdarījuši. Tāpēc pievērsīsimies tam, kādi ir galvenie iemesli darbu atlikšanai:

• Gaidām pareizo garastāvokli vai laiku šā darba veikšanai;

• Bailes no izgāšanās vai neveiksmīga iznākuma;

• Visu gribam ideālu, tāpēc, ja mums šķiet, ka nevaram izdarīt perfekti, nedarām vispār;

• Nepareizi esam noteikuši, kas ir steidzamie un kas ir svarīgie darbi;

• Iztērējam visu laiku steidzamiem, bet nesvarīgiem darbiem;

• Jūtamies apgrūtināti, veicot šo darbu. Nespējam saprast, no kura gala lai ķeras tam klāt, ar ko lai sāk.

Šie iemesli ir visbiežāk sastopamie, un diemžēl tie ļoti nosaka, cik daudz mēs esam vai neesam paveikuši. Uzreiz rodas jautājums: "Ko tad darīt?"

1. Apzinieties, ka jūs atliekat svarīgus darbus. Esiet patiesi pret sevi!

2. Mēģiniet saprast, kāpēc atliekat tieši šo darbu.

3. Paredziet problēmas savā darba organizēšanas sistēmā, lai tā jums stingri pateiktu, kas ir jādara un ko var atlikt.

 

Kur aiziet laiks?

Otra svarīgākā problēma ir laiks. Vai jums ir kādreiz gadījies nokļūt situācijā, kad nesaprotat, kur ir pagaisis viss laiks un kāpēc neesat paspējuši izdarīt to, kas iecerēts? Tā ir bijis katram, un galvenā problēma šajā sakarā ir tā, ka mēs nekontrolējam sevi un savu laiku. Vai esat kādreiz padomājuši, cik daudz laika iztērējat, sarunājoties ar kolēģiem, rīkojot kafijas pauzes, cik ilgi pusdienojat, kā arī par to, kurā dienas cēlienā jūs darāt noteikta veida darbus?

Šie ir ļoti svarīgi jautājumi jeb, precīzāk, zināšanas pašiem par sevi. Katram no mums dažādās dienas daļās ir cits enerģijas līmenis, un tas lielā mērā nosaka, kāda veida darbus mēs spēsim veikt viegli un kādus ne. Tāpat arī to, kad vislabāk ir taisīt pauzi un iedzert kafiju.

Pirmais solis sava laika kontrolē ir to visu izzināt. Pamēģiniet kāda konkrēta intervāla, piemēram, nedēļas laikā, veikt sava laika uzskaiti divos veidos:

• "No tikiem līdz tikiem daru to un to" - šādi uzskaitot visas savas darbības;

• "No tikiem līdz tikiem jūtos…" - šādā veidā atzīmējot brīžus, kad jums ir enerģijas pārpilnība un ir viegli veikt kādus darbus, un kad domas lidinās.

Šāda vienkārša palīdzēs vislabāk saprast, kur aiziet jūsu laiks. Izmantojiet to savā darba organizēšanas sistēmā!

 

No kā sastāv darba organizēšana?

Pievērsīsimies tam, no kādām daļām jūs varat veidot savu darba un laika organizēšanas sistēmu. Protams, aprakstīt visus iespējamos elementus nav iespējams, tāpēc neierobežojiet sevi, pielietojiet radošo domāšanu un ieviesiet tikai sev nepieciešamo. Nenāks par ļaunu aplūkot arī jau esošas darba organizēšanas sistēmas. Iespējams tajās ir kāds tieši jums nepieciešams elements. Bet tagad aplūkosim dažus biežāk lietojamos šīs mozaīkas gabaliņus.

Darbu saraksti jeb "To Do" saraksti

Praktiski jebkuras darba organizēšanas sistēmas pamats ir saraksts ar darāmajiem darbiem. Lielākoties gan tas netiek izmantots tik vienkāršā veidā. Tiek veidoti grupēti darbu saraksti, piemēram, pēc darāmā darba veidiem, atrašanās vietas, nepieciešamā laika, pēc grūtību pakāpes utt.

Darba projekti

Darba projekti ir savā ziņā teorētisks apzīmējums konkrētai veicamo darbu grupai. Bieži vien darba projekts rodas, sadalot kādu darbu mazākos. Piemēram, darba uzdevums "atrast zemi mājas celtniecībai" nav gluži vienā solī izpildāms, tas sastāv no daudziem mazākiem darbiem. Līdz ar to darba projekts varētu būt "Atrast zemi mājas celtniecībai", bet tam pakārtoti - visi nepieciešamie darbi, kā, piemēram, "sazvanīt uzziņu dienestu un iegūt informāciju par mākleriem", "sazvanīt mākleri" utt.

Projekti

Par šo elementu, domājams, viss ir skaidrs. Tie ir visi mūsu darba, komercdarbības vai privātās dzīves projekti. Iepriekšējā piemērā projekts noteikti ir "Uzcelt māju".

Šajā ziņā cilvēki ļoti bieži jauc divas dažādas lietas - projektus un programmas. Tāpēc atcerieties: projekts ir izpildāms darbu, notikumu kopums, kam ir sākums un beigas. Programma ir darbu un notikumu kopums, kurai nav stingri noteiktas beigas. Piemēram, ja jūs nodarbojaties ar māju celtniecību, tad tā ir programma, un projekts ir tikai vienas konkrētās mājas celtniecība.

"Praktiski jebkurš no mums kādreiz ir atlicis kādu svarīgu darbu. Daudzi to dara pat ļoti bieži, tādējādi palaižot garām lielas iespējas vai radot sev problēmas."

Gaidīšanas saraksti

Tas ir vēl viens sarakstu veids, līdzīgi kā darbu saraksts, tikai ar tādu atšķirību, ka tiek uzskaitīti nevis darāmie darbi, bet gan dažādas lietas, ko jūs gaidāt. Piemēram, "mākleru saraksts no uzziņu dienesta", "kad pazvanīs mākleris", "māklera piedāvājumu saraksts". Tas ir nepieciešams, lai turpinātu konkrētus darbus.

Kalendārs-plānotājs

To pazīstam mēs visi, bet arī tas ir svarīgs elements ikdienas darbā. Kalendārā-plānotājā tiek atzīmēti visi darbi, kas konkrētā laikā ir jāizdara.

Enerģijas kalendārs

Tas ir rezultāts iepriekš minētajai problēmai ar jūsu enerģijas daudzumu dažādās diennakts daļās. Praktiski šis kalendārs ir nepieciešams tieši darbu plānošanas laikā, mazāk - to izpildes brīdī.

Ienākošās informācijas kaste

Ļoti svarīga nozīme darba organizēšanā ir informācijai. Šis elements praktiski arī nodrošina visas ienākošās informācijas (piezīmes, kolēģu uzdotie darbi, bukleti, lietas) savākšanu kādā konkrētā vietā. Ienākošā informācija regulāri tiek caurskatīta un pēc tam pieņemts lēmums (jauni darba uzdevumi, projekti utt.).

Praksē šis elements ir pat ļoti noderīgs aizņemtiem cilvēkiem, jo tādā veidā ienākošā informācija jūs nepārtrauks, darot kādu svarīgu darbu, un nepazudīs, ja nebūsiet klāt uz vietas.

Informācijas arhīvs

Vai jums uz galda šobrīd nemētājas kāds jau sen saņemts buklets, kuru nevēlējāties izmest, jo tas varbūt būs kaut kad noderīgs? Ļoti iespējams, ka, palūkojoties vēlreiz sev apkārt, atradīsiet ļoti daudz informācijas vienību, kuras esat atlicis ar domu - kādreiz noderēs. Informācijas arhīvs ir paredzēts tieši šādu informācijas vienību glabāšanai, tās sagrupējot vienkārši alfabēta secībā. Apkārt uzreiz paliks mazāk priekšmetu, kuri novērsīs jūsu uzmanību darba laikā.

Rokasgrāmatas

Šis elements ir viens no svarīgākajiem saistībā ar darba atlikšanas problēmu un vienu no tās cēloņiem: "Jūtamies apgrūtināti, veicot šo darbu. Nespējam saprast, no kura gala lai ķeras tam klāt, ar ko lai sāk."

Tātad rokasgrāmatas ir praktiski padomi vai jau gatavi darbību saraksti, kā veikt dažādas darbības. Šajā elementā pilnībā iekļaujas arī iepriekšējos rakstos aplūkotā "Biznesa situāciju vadība".

Ideju arhīvs

Tikko bija ienākusi prātā kāda ideja? Pierakstiet to! Ideju arhīvs sastāv no vienkāršiem vai sagrupētiem sarakstiem ar jūsu idejām. Jo tieši idejas ir tās, kas mūs virza, tomēr reizēm ir tā, ka šobrīd, darot kādu svarīgu darbu, prātā ienākusī ideja var traucēt. Tāpēc tiek veidoti šādi saraksti, lai brīdī, kad jums nav ko darīt, vai vēlaties jaunu pavērsienu dzīvē, pietiek aplūkot sarakstu ar visām kādreizējām idejām. Sarakstos bieži tiek iekļautas arī kaut kad izdarāmās lietas, kuras šobrīd nav nedz steidzamas, nedz ļoti nepieciešamas. Piemēram, "Iemācīties franču valodu" ir labs ieraksts, kuru brīdī, kad jums ir daudz brīvā laika, var būt patīkami izcelt no saraksta.

 

Organizācijas sistēma

Esam aplūkojuši gan problēmas, gan dažus elementus, uz kuriem balstoties varat veidot savu darba un laika organizēšanas sistēmu. Pirms ķeraties tam klāt, uzskaitīsim dažus svarīgus principus, kurus jānodrošina sistēmai:

• ir jāatvieglo, nevis jāapgrūtina jūsu darbs;

• ir jāveic ātrāka un kvalitatīvāka darbu izpilde nekā iepriekš;

• ir jātiek galā ar informācijas zudumiem;

• darbs jāveic strukturēti un tam piemērotā dienas daļā;

• sistēma nekad nebūs pabeigta;

• ir jātuvina jūs jūsu ilgtermiņa mērķiem.

Kā redzams, ievērojot šos principus, jūsu izveidotā sistēma nekad līdz galam nebūs izveidota, jo jūsu darbs, paradumi un pieejamais laiks mainīsies visas dzīves garumā, un sistēmai ir jāmainās līdz ar tiem.

Pēdējo principu izceļam, jo tas praktiski arī ir pamats, kāpēc mēs vispār kaut ko darām un līdz ar to, kāpēc mums ir nepieciešama sava laika organizācija. Lai sasniegtu savus mērķus! Par to atcerieties vienmēr neatkarīgi no tā, vai izveidosiet darba organizācijas sistēmu vai ne, lietosiet to vai ne! Jo visam, ko jūs darāt, jūs ir jātuvina jūsu izraudzītajiem mērķiem.

 

 


 
Par izdevēju / Kontakti / Grāmatas

© VSIA "Latvijas Vēstnesis" / info@lv.lv
žogspiepūšamās atrakcijas