Izvērstā meklēšana
LV.LV sākumlapa
     Par izdevēju Kontakti Grāmatas Arhīva sākumlapa
Iepriekšējais numurs
Visi raksti
    Aktuāli
    Biznesa kāpnes
    Likumu ABC
    Finanšu plūsma
    Inovācijas lietas
    Eiropas nauda
    Seko līdzi
    Jautājums. Atbilde
    Ziņas īsumā
    Biznesa vide
    Uzņēmuma vadība
      Praktiski padomi
    Nodokļi
    Reklāma
Ideju banka
Arhīvs
Žurnālā
Nr.36 (143) 2008. gada 3. septembris
            

  Praktiski padomi | Atstāt labu iespaidu un kontaktus

Vizītkarte – maza dāvana un cieņas apliecinājums
Klinta Ločmele, "KV"


Foto: Māris Kaparkalējs, "LV"

Biznesā, tāpat kā jebkurās attiecībās, liela nozīme ir pirmajam iespaidam. Nereti tas veidojas, apmainoties ar vizītkartēm. Lai gan tas šķiet neticami, bet nelielā 6 x 9 cm kartīte var daudz ko liecināt par tās devēju, kā arī pārstāvēto uzņēmumu. Par to, kādai jāizskatās ideālai vizītkartei un kā pārvarēt mulsinošākās situācijas tās pasniegšanā un glabāšanā, stāsta SIA "NORDIC Training International" apmācību vadītāja un biznesa etiķetes eksperte IEVA GRĀVĪTE.



Vizītkartes parādījās un sāka funkcionēt jau 19.gadsimtā. Iesākumā tās piederēja tikai augstmaņiem un tika izmantotas, piesakot savas vizītes. Pēc tam vizītkartes sāka lietot ārsti, advokāti, literāti un citi inteliģenti, lai palielinātu savu atpazīstamību. Vizītkartes galvenais uzdevums līdz mūsdienām palicis nemainīgs - iepazīstināt ar sevi, stāsta I.Grāvīte. Interesanti, ka ārzemēs vizītkarti izmanto ne tikai biznesa kontaktos. To pievieno, piemēram, sūtot apsveikumu vai izsakot līdzjūtību.

Latvijā vizītkaršu veidošanā lielākoties vadāmies pēc Eiropas standartiem atbilstošas klasiskās biznesa etiķetes. Tā neparedz personas fotogrāfijas ievietošanu vizītkartē. Tomēr reizēm ārzemēs un arī Latvijā ir redzētas vizītkartes ar fotogrāfijām - tas uzskatāms par drosmīgu soli.

 

Ar puķēm vai tomēr bez

Daudziem uzņēmējiem vizītkarte šķiet pašsaprotama lieta. Vai uzņēmējs, kurš nekad nav lietojis vizītkarti, var būt veiksmīgs? I.Grāvīte skaidro, ka vizītkartes funkcija realizējas, galvenokārt tiekoties ar klientu. Tādēļ komersants, kura uzņēmuma darbības veids neparedz saskarsmi ar klientiem vai biznesa partneriem vai ja pats to nevēlas, vizītkarti var arī neveidot. "Esmu satikusi vadītājus, kas nav vērsti uz tikšanos, nav komunikabli. Tas izklausās aizdomīgi, bet tādi cilvēki ir. Tomēr, ja man ikdienā ir jāsatiekas ar cilvēkiem, protams, ir labi, ka man ir vizītkarte, jo tā gan atstāj kontaktus, gan ietver vēstījumu par pārstāvētā uzņēmuma gaumi un stilu," norāda I.Grāvīte.

Rūpīgi apsverot amata pienākumus, jāvērtē vizītkartes nepieciešamība darbiniekam. Tā diez vai būs vajadzīga, ja darbinieks strādā tikai birojā pie datora vai pie konveijera lentas. Bet, tiklīdz amata pienākumi paredz komunikāciju ar klientiem, uzņēmuma prezentēšanu, vizītkarte ir nepieciešama. Protams, arī darbinieks pats uzņēmējam var prasīt sev vizītkarti. Taču I.Grāvīte šādā gadījumā iesaka apsvērt domu par privātās vizītkartes lietošanu. Šo vizītkarti cilvēki lieto personiskajos kontaktos, arī, piemēram, stājoties darbā.

Atšķirībā no biznesa vizītkartes privātā daudz vairāk vēsta par cilvēka personību, un šajā gadījumā tās dizainā var atļauties lietot dažādus simbolus, ekslibrus, puķītes vai citus dekoratīvus elementus. Darba vizītkaršu stils ir jāievēro vienāds visiem uzņēmuma darbiniekiem, turpretī privātajās vizītkartēs iespējams vairāk izpausties un tādējādi atklāt savu personību.

Tradicionāli vizītkarte satur būtisku informācija par organizāciju un kontaktinformāciju par cilvēku. Viena no vizītkartes sastāvdaļām ir logo, kas atspoguļo uzņēmuma vizuālo tēlu.

"Obligāts nav nekas, tāpēc, ja uzņēmējs dažādu iemeslu pēc nevēlas norādīt savu mobilā telefona numuru, viņš to var arī nerakstīt. Protams, savas kontaktinformācijas atstāšana mazpazīstamiem cilvēkiem savā ziņā ir risks, bet, ja es vēlos tikt sazvanīts, mobilā telefona norādīšana vizītkartē ir manās interesēs," I.Grāvīte skaidro dilemmu, vai nepieciešams publiskot personīgo kontaktinformāciju.

Biznesā par labu gaumi liecina konkrētas, lakoniskas vizītkartes, jo 6 x 9 cm laukums ir ļoti mazs un paredzēts tikai patiešām svarīgai informācijai. Biznesa etiķetes speciāliste piebilst, ka reizēm arī biznesa vizītkartes var atšķirties no tradicionālās lietišķās formas, piemēram, ja uzņēmuma mērķis ir piesaistīt uzmanību, lieliski der melna vizītkarte, bet, ja tā darbība saistīta ar ūdeņiem, arī uz vizītkartes var būt uzzīmēts vilnis utt. Galvenais, lai tās noformējums atbilstu uzņēmuma darbības jomai.

 

Tīra vizītkarte - kārtīgs tās devējs

Vizītkarte un tās ārējais izskats daudz ko liecina gan par tās devēju, gan uzņēmumu, kuru viņš pārstāv. Jāseko, lai vizītkarte būtu tīra, akurāta, nesaburzīta, jo tā ir devēja imidža turpinājums, cieņas apliecinājums saņēmējam, var teikt, ka tā ir kā dāvana - es tev dodu daļu no sevis, tāpēc ir ļoti svarīgi, lai tas būtu patīkami. Ja vizītkarte ir saņurcīta un netīra, I.Grāvīte iesaka to labāk nedot, lai par sevi neradītu sliktu iespaidu.

Par cilvēka raksturu liecina arī viņa vizītkaršu glabāšanas sistēma. Kurš vairāk pieradis pie precizitātes, tās kārto speciālos albumos pēc alfabēta, cits vienkārši liek saņemšanas kārtībā, vēl kāds uzglabā lādītē visas kopā.

 

Pāris etiķetes noteikumu

Kādai jāizskatās ideālai vizītkartei - šis jautājums daudzmaz ir skaidrs. Bet daudz mulsinošu situāciju rodas, to lietojot. Pirmkārt, kā un kurā brīdī ir pieklājīgi apmainīties ar vizītkartēm? I.Grāvīte skaidro, ka ar vizītkartēm apmainās biznesa tikšanās laikā, kad notiek iepazīšanās: "Pēc etiķetes pirmais savu vizītkarti dod tas, kurš atrodas zemākā amatā. Ja nepazīstamu cilvēku starpā to nevar zināt, tad pirmais vizītkarti piedāvā tas, kurš ierodas."

Otrkārt, kā savu vizītkarti pasniegt pareizi? Etiķete nosaka to dot tā, lai saņēmējs var izlasīt devēja vārdu un uzvārdu. Turklāt, sniedzot vizītkarti, savs vārds un uzvārds arī jāpasaka. Tādējādi ir lielākas iespējas, ka vizītkartes saņēmējs labāk iegaumēs tās devēju. Ļoti laba ir ideja paredzēt vietu vizītkartes ievietošanai informatīvajā bukletā par uzņēmumu, bet, to pasniedzot, tā noteikti ir jāizņem laukā.

Treškārt, kur likt vizītkarti, kad tā saņemta? I.Grāvīte iesaka to tikšanās laikā turēt acu priekšā uz galda. Nekādā gadījumā ar to nespēlēties, nelocīt un neburzīt! No galda to var noņemt apmēram pēc 40 minūtēm un ielikt vizītkartēm paredzētā vietā. Vislabākais risinājums ir speciāli vizītkaršu turētāji.

Ceturtkārt, kā rīkoties, ja satikušies biznesa cilvēki, bet neviens neierosina apmainīties ar vizītkartēm, kaut gan šādi kontakti būtu ļoti noderīgi? "Pēc etiķetes, ja man kāds dod vizītkarti, ir pieklājīgi savu dot pretī. Pienākas atbildēt ar vizītkarti. Tātad, ja es gribētu iegūt jūsu vizītkarti, tad piedāvātu: es gribu jums iedot savu vizītkarti! Pieklājīgi būtu, ja jūs man ar vizītkarti arī atbildētu. Diedelēt vizītkarti nav pieņemts," uz galējas rīcības nepiemērotību norāda biznesa etiķetes speciāliste.

Piektkārt, kā rīkoties, ja es savu vizītkarti nevēlos dot cilvēkam, kurš man ir pasniedzis savējo? Tādas situācijas var būt, tāpēc jāatceras, ka vizītkartes došanu pretī tikai rekomendē. Lai arī etiķetes diktēta, tā tomēr nav obligāta prasība. Ja uzņēmējs var atļauties savu vizītkarti pretī nedot, tad, pieņēmis pasniegto vizītkarti, viņš var turpināt sarunu, it kā nekas nebūtu bijis. Piemēram, pieņemt vizītkarti, pateikties par to un atgriezties pie sarunas tēmas.

Sestkārt, kā iziet no situācijas, ja man tiek dota vizītkarte, bet man nav ko iedot pretī - vai nu tā nav līdzi, vai arī pašlaik tiek izgatavota? Uz līmlapiņas it kā nav glīti rakstīt savu kontaktinformāciju… "Ir svarīgi vizītkartes sniedzējam uzreiz pateikt, ka notiek vizītkartes maiņa vai tās ir beigušās: "Es ļoti atvainojos, ka man nav ko jums dot pretī - es tieši tagad izgatavoju jaunas vizītkartes." Katram, iespējams, dzīvē ir bijušas tādas situācijas. Un tad var sarunāt, piemēram, kontaktus nosūtīt pa e-pastu," uz risinājumu norāda I.Grāvīte.

Septītkārt, kā paziņot par vizītkartē ietvertās informācijas maiņu? Ja uzņēmējs pats nezina, kam ir viņa vizītkarte, tad neko nevar darīt, bet zināmu cilvēku lokam jau tuvākajā kontakta reizē jāiedod sava jaunā vizītkarte. Mainot e-pasta adresi, parasti šo ziņu izsūta pa e-pastu, savukārt - ja ir mainīts telefona numurs, kādu laiku pastāv tā pāradresācija. Līdz ar to ir iespējams uzturēt un atjaunot attiecības ar klientiem arī tad, kad mainījusies kontaktinformācija.

"Pēc etiķetes, pirmais savu vizītkarti dod tas, kurš atrodas zemākā amatā."

Šajā aspektā jāatceras, ka ļoti neestētiski izskatās vizītkartes, kurās telefona numurs vai e-pasta adrese ir labota ar pildspalvu. I.Grāvīte vērtē: ja to dara pats vizītkartes devējs, tad tas vēl ir pieļaujami - viņš savu vizītkarti var švīkāt sev pieņemamā veidā. Bet, ja kāds cilvēks man iedod savu vizītkarti, sacīdams, ka mainījies telefona numurs, man nav nekādu tiesību pašai to labot, jo vizītkarte ir cieņas apliecinājums un ir nepieklājīgi aprakstīt svešas vai draugu vizītkartes. Tāpat par sliktu gaumi liecina arī piezīmju veikšana uz iedotās vizītkartes otras puses. Lai iespējami izvairītos no tā, ka kāds vizītkartes saņēmējs to var izmantot par piezīmju lapiņu, vizītkarte jāizgatavo uz pietiekami cieta un kvalitatīva materiāla. Vizītkartes no plāna papīra nerosina pret tām izturēties ar cieņu.

Tāpat nav pieklājīgi nozaudētu vizītkarti prasīt vēlreiz. Etiķete paredz, ka šādos gadījumos pacietīgi jāgaida nākamā tikšanās reize, kad šis cilvēks vizītkarti piedāvās vēlreiz vai arī viņa kontakti jāmeklē, piemēram, pie kopīgiem sadarbības partneriem.

 

Kopīga uzņēmuma vizītkarte

Ja ir neliels uzņēmums, pastāv iespēja veidot tam vienu kopīgu uzņēmuma vizītkarti. Piemēram, viesu mājai, manikīra salonam. I.Grāvīte gan uzskata, ka efektīvākas tomēr ir vizītkartes, kurās ir norādīta konkrēta persona, ar kuru sazināties: "Ja man ir saskarsme ar kādu konkrētu uzņēmuma darbinieku, tieši ar viņu es arī gribu sazināties." Nereti uzņēmums savas kopīgās vizītkartes dala izstādēs vai atstāj brīvai līdzi ņemšanai pie bāra letes vai kur citur. Lai gan zūd personīgais kontakts, šādām vizītkartēm ir informējošā funkcija, un varbūt kādam uzņēmumam tā ir visbūtiskākā.

Vai vizītkartes ar laiku neizkonkurēs elektroniski pārsūtāma informācija, kad, piemēram, savu kontaktinformāciju cilvēki pievieno e-pasta vēstules beigās? I.Grāvīte ir pārliecināta, ka tradicionālā formāta vizītkartes vienmēr saglabās savu nozīmi, jo šāda vizītkaršu apmaiņa ietver tik ļoti būtisko personisko kontaktu.

Biznesa etiķetes speciāliste stāsta, ka interesantas ir valsts pirmo personu vizītkartes. Ekselenču vizītkartēs ir tikai viņu vārds un uzvārds, nav pat telefona numura un e-pasta adreses, jo šīs personas visi zina tāpat. "Arī uzņēmējiem ir vērts uz to tiekties, lai viņus zinātu tikai pēc vārda un uzvārda," norāda I.Grāvīte.

 

 


 
Par izdevēju / Kontakti / Grāmatas

© VSIA "Latvijas Vēstnesis" / info@lv.lv
žogspiepūšamās atrakcijas